Note : L'Association Des Formateurs, industrie des services financiers du Québec est désignée dans ce document par l'acronyme « ADF »
1. MISSION DE L'ADF
Promouvoir la formation et le développement professionnel de toute personne œuvrant au sein de lindustrie des services financiers.
2. BUTS POURSUIVIS PAR L'ADF
Offrir aux membres des sessions de formation des formateurs.
Informer les membres sur les techniques de formation, le matériel didactique et les programmes de formation disponibles dans l'industrie.
Permettre aux membres de retirer des connaissances et de l'information qui leur seront utiles, tant à eux qu'à leur entreprise.
Tenir les membres au fait de l'évolution et des orientations de l'industrie.
Développer un partenariat avec les principaux organismes d'encadrement de l'industrie.
Finalement, créer des occasions déchange d'information, dans le respect de la confidentialité.
3. MEMBRES
Toute personne dont la fonction principale est la formation au sein d'un cabinet, d'un assureur ou d'une société ayant son siège social ou sa place d'affaires au Québec.
Toute demande d'une personne désirant devenir membre et provenant d'une autre source que celle précédemment identifiée est soumise à l'exécutif qui aura à statuer sur sa validité. Dans le cas dun refus, le président communique au demandeur les raisons motivant celui-ci.
4. COTISATIONS
L'ADF est une organisation à but non lucratif.
Lannée d'opération est fixée du 1er novembre au 31 octobre de chaque année; la cotisation annuelle est due au début de cette période.
Les membres de l'ADF doivent payer une cotisation annuelle, déterminée par le Comité exécutif et payable avant la première réunion de chaque année.
L'adhésion ne doit pas être repayée lorsqu'un membre quitte et est remplacé par quelqu'un qui travaille au même endroit.
Dans le cas de l'adhésion tardive dun membre, la règle suivante
s'applique : 100 % de la cotisation jusqu'à la fin de la 2e réunion statutaire de l'année d'opération et 50 % pour la tenue de la 3e réunion statutaire, soit la rencontre du mois de mai.
Les sommes recueillies par les cotisations servent à financer les activités de formation des formateurs ainsi que les coûts engendrés pour la tenue des réunions statutaires. Elles sont aussi utilisées pour payer les frais normalement engagés pour l'administration et le bon fonctionnement de l'association.
Toute dépense extraordinaire doit être approuvée par la majorité des membres présents lors de la réunion statutaire où elle sera présentée.
5. RÉUNIONS STATUTAIRES
Les réunions statutaires sont tenues trois fois par année d'opération, soit en novembre, février et mai; les dates sont déterminées par le comité exécutif.
6. COMITÉ EXÉCUTIF
A) FONCTIONS :
Le comité exécutif doit veiller à ce que l'ADF atteigne les buts poursuivis tels quindiqués dans la Charte.
Le Comité exécutif est formé de cinq membres élus. Ce sont le président, le vice-président Assurance de dommages, le vice-président Assurance de personnes, le trésorier et le secrétaire.
Afin dassurer une continuité dans les activités du comité exécutif, le président sortant est invité à siéger au sein de celui-ci.
B) DÉFINITION DES TÂCHES :
Président ex-officio :
Il agit comme conseiller spécial auprès du président;
Il assiste aux réunions de l'exécutif;
Il exécute tout mandat spécial qui lui est confié.
Président :
Il préside les réunions;
Il représente l'association auprès des différents organismes de l'industrie;
Il approuve l'ordre du jour;
Il voit à l'administration de l'association.
Vice-présidents (2) :
Ils assistent le président dans toutes ses tâches;
Ils le remplacent en son absence;
Ils assurent le suivi des dossiers avec leurs organismes respectifs (Chambre de la sécurité financière et Chambre de lassurance de dommages);
Ils organisent les réunions statutaires.
Trésorier :
Il perçoit les cotisations.
Il effectue les paiements nécessaires à la bonne marche de l'association;
Il présente un bilan sommaire des finances lors des 3 premières réunions statutaires;
Il complète le rapport financier annuel et le soumet en premier lieu au comité exécutif et à tous les membres lors de la réunion statutaire du mois de mai.
Secrétaire :
Il rédige les procès-verbaux des réunions statutaires et des réunions
du comité exécutif;
Il est responsable de la correspondance avec les membres et les autres organismes, compagnies ou institutions;
Il est responsable du secrétariat en général.
C) PRÉPARATION DES RÉUNIONS STATUTAIRES :
Afin dassurer les préparatifs des réunions statutaires, les membres de l'exécutif doivent tenir au moins deux réunions préparatoires pour chacune de celles-ci, soit par conférence téléphonique, soit en personne
7. ÉLECTIONS
A- Les membres du comité exécutif sont normalement élus pour une durée de deux (2) ans;
B- Les élections aux différents postes ont lieu à l'assemblée générale tenue lors de la réunion statutaire du mois de mai ou lors de la réunion suivant la démission dun membre de l'exécutif;
C- Les postes suivants seront soumis au vote des membres selon le principe d'alternance suivant :
Année paire :
-Président
-Vice président secteur assurance de dommages
-Secrétaire
Année impaire :
-Vice président secteur financier
-Trésorier;
D- Pour avoir le droit de siéger sur l'exécutif, la personne doit être membre en règle de l'ADF;
E- L'assemblée procède à la nomination du président ainsi que d'un secrétaire délection. Le président a comme mandat de diriger la période de mise en candidature, de vérifier la validité des nominations;
F- Le président s'assure ensuite que les candidats acceptent d'être proposés dans l'ordre inverse de leur mise en nomination. Un membre peut être mis en nomination même s'il nest pas présent, en autant qu'il ait préalablement signé un document confirmant son désir de siéger au sein du comité exécutif.
G- Dans le cas où il y a 2 candidats ou plus pour l'un ou l'autre des postes, il y a élection selon le mode de vote secret;
H- Les membres mis en nomination sont déclarés élus s'ils obtiennent la majorité des votes des membres de lADF, présents lors de ladite assemblée;
I- Tout membre n'ayant pas siégé sur le comité exécutif durant l'année se terminant lors de l'élection ne peut être élu comme président, à moins qu'aucun des quatre autres membres du nouvel exécutif ne soit en mesure de répondre également à cette exigence ou renonce à occuper ce poste.
8. AMENDEMENTS À LA CHARTE
Tout amendement à cette charte doit être soumis au vote d'au moins 25 % des membres de l'Association, présents lors de la réunion statutaire où il est présenté.
